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Entretien préalable : forme et délai de la convocation
L’employeur qui envisage de licencier un salarié pour motif personnel doit le convoquer à un entretien préalable. Il est impératif de respecter certaines règles relatives au contenu et au mode d’envoi de la convocation. Attention aussi à ne pas se tromper dans le délai d’envoi.
Convocation obligatoire
L’employeur qui envisage de licencier un salarié pour motif personnel doit le convoquer à un entretien préalable, que le motif soit disciplinaire ou non (c. trav. art. L. 1232-2).
Contenu de la lettre de convocation
Mentions obligatoires. - La convocation à l’entretien préalable à un licenciement précise (c. trav. art. R. 1232-1) :
- la raison pour laquelle le salarié est convoqué (faire état d’un éventuel licenciement) ;
- la date et l’heure de l’entretien ;
- le lieu de l’entretien, même si l’entreprise compte un seul établissement (cass. soc. 13 mai 2009, n° 07-44245, BC V n° 129) ;
- la possibilité pour le salarié de se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise ou bien, en l’absence de représentants du personnel dans l’entreprise, par une personne extérieure à l’entreprise (un « conseiller du salarié ») choisie sur une liste dressée par le préfet.
L’employeur doit, dans ce dernier cas, indiquer l’adresse des services où le salarié peut se procurer cette liste (inspection du travail et mairie). L’omission de l’une de ces adresses constitue une irrégularité de procédure (cass. soc. 29 avril 2003, n° 01-41364, BC V n° 145), même si le salarié est venu accompagné d’un conseiller extérieur à l’entretien préalable (cass. soc. 21 janvier 2009, n° 07-42985, BC V n° 16).
Garanties conventionnelles supplémentaires. - Des conventions collectives ou règlements intérieurs créent une procédure de licenciement qui s’ajoute à la procédure légale (ex. : saisine d’une commission de conciliation). L’existence de ces garanties doit être mentionnée dans la convocation à l’entretien préalable (cass. soc. 27 juin 2012, n° 11-14036, BC V n° 198).
Dans le même ordre d’idée, si la convention collective impose de notifier par écrit le motif d’une mesure disciplinaire avant que celle-ci entre en application, l’employeur doit indiquer le motif de la rupture dans la convocation à l’entretien préalable à un licenciement disciplinaire (cass. soc. 9 janvier 2013, n° 11-25646, BC V n° 1).
Signature de l’employeur. - La convocation à l’entretien préalable est faite par l’employeur ou un représentant mandaté appartenant au personnel de l’entreprise. L’employeur ne peut donc pas donner mandat à une personne étrangère à l’entreprise (ex. : cabinet comptable) pour signer et adresser un tel courrier. Cela rend le licenciement sans cause réelle et sérieuse (cass. soc. 7 décembre 2011, n° 10-30222, BC V n° 289)
CONVOCATION À L’ENTRETIEN PRÉALABLE AU LICENCIEMENT
Nous envisageons, à votre égard, une éventuelle mesure de licenciement.
Conformément aux dispositions de l’article L. 1232-2 du code du travail, nous vous prions de vous présenter à …, le …, à … heures, afin d’y avoir un entretien avec M. … Au cours de cet entretien, nous vous exposerons nos motifs et recueillerons vos explications.
Vous avez la possibilité de vous faire assister, lors de cet entretien, par toute personne de votre choix appartenant au personnel de l’entreprise [s’il n’existe pas de représentant du personnel dans l’entreprise, ajouter : ou par un conseiller extérieur figurant sur la liste dressée par le préfet du département. Cette liste peut être consultée soit à la mairie de votre domicile (variante : de votre lieu de travail) (1) … (adresse) , soit dans les locaux de l’inspection du travail dont nous relevons … (adresse)].
(1) Indiquer la mairie du domicile du salarié s’il vit dans le département où est situé l’établissement, sinon celle de son lieu de travail (circ. DRT 92-15 du 4 août 1992, BOMT n° 92/21, pp. 45-53).
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Délai d’envoi à respecter
Convoquer cinq jours avant l’entretien.L’employeur doit prévoir au minimum 5 jours ouvrables entre la présentation de la lettre recommandée de convocation, ou sa remise en main propre, et la tenue de l’entretien préalable (c. trav.art. L. 1232-2). Notons qu’en cas de licenciement disciplinaire, l’employeur ne doit pas dépasser 2 mois à compter de la connaissance des faits pour envoyer la convocation (c. trav. art. L. 1332-4).
Le délai de 5 jours se calculant en jours ouvrables, il ne faut pas compter le dimanche et les jours fériés habituellement chômés dans l’entreprise. Le jour de remise de la lettre en main propre, ou de la première présentation de la lettre recommandée au salarié, ne compte pas non plus (cass. soc. 20 février 2008, n° 06-40949, BC V n° 41). Et si le délai expire un dimanche ou un jour férié chômé, il est prorogé jusqu’au premier jour ouvrable suivant (cass. soc. 9 juin 1999, n° 97-41349, BC V n° 273).
À noter : Lorsque le délai de 5 jours ouvrables n’est pas respecté, la procédure est irrégulière. Cela entraîne un préjudice pour le salarié même s’il a assisté à l’entretien préalable (cass. soc. 7 octobre 1998, n° 96-43276 D).
Fixer une autre date à la demande du salarié. - Le salarié peut demander le report de la date de l’entretien. L’employeur est libre d’y donner suite ou non (cass. soc. 26 mai 2004, n° 02-40681 D). S’il accepte, il n’a pas à adresser un nouveau courrier de convocation au salarié, avec les mentions obligatoires. Il doit uniquement l’aviser, en temps utile et par tous moyens, des nouvelles date et heure de l’entretien (cass. soc. 29 janvier 2014, n° 12-19872FSPB).
Dans ce cas particulier, le délai de 5 jours ouvrables court à compter de la convocation initiale, c’est-à-dire de la date de présentation de la première lettre recommandée ou de sa remise en main propre (cass. soc. 24 novembre 2010, n°09-66616, BC V n° 267). L’employeur peut donc parfaitement prévenir le salarié des nouvelles date et heure de l’entretien, seulement 2 jours avant la tenue de cet entretien.
Choisir un mode d’envoi de la convocation valable
L’employeur peut envoyer la convocation à l’entretien préalable au licenciement par lettre recommandée (c. trav. art. L. 1232-2). Pour des raisons de preuve, il est conseillé de choisir le recommandé avec avis de réception. La convocation peut aussi être envoyée au salarié par Chronopost (cass. soc. 8 février 2011, n° 09-40027, BC V n° 45).
L’employeur peut préférer remettre la convocation en main propre contre décharge au salarié (c. trav. art. L. 1232-2). La signature du récépissé est alors indispensable pour prouver que le salarié a reçu sa convocation. À défaut, des témoignages n’ont pas valeur de preuve (cass. soc. 23 mars 2005, n° 02-46105, BC V n° 100). Le recours à un huissier pour convoquer le salarié est aussi possible (cass. soc. 30 mars 2011, n° 09-71412, BC V n° 83).